Cómo automatizar tus emails con Power Automate
- Eduardo Infante
- 9 may
- 5 Min. de lectura
Introducción: En este blog aprenderás cómo automatizar tus emails con Power Automate
Desde promocionar alguna venta de temporada, o el lanzamiento de un nuevo producto, como emprendedores, siempre es necesario mantener actualizados los canales con nuestros clientes. La distribución de emails es una estrategia usada por las grandes compañías para comunicar promociones, anuncios, eventos, lanzamientos o algo importante.
Afortunadamente tú también puedes automatizar la distribución de tus correos electrónicos con Power Automate, solo tienes que seguir estos 9 pasos para saber cómo automatizar tus emails con Power Automate.
1. Crea tu flujo en Power Automate para automatizar tus emails
Para crear un flujo nuevo en Power Automate, dirígete a tu aplicación de escritorio y has clic en Nuevo, Flujo y asigna un nombre a tu nuevo flujo.
La pantalla que nos aparece al abrir nuestro flujo contiene 3 categorías principales:
Acciones: Son todas las acciones que nos permite realizar Power Automate, están subdivididas por categorías, en esta ocasión utilizaremos el apartado de Excel e Interfaz de Usuario.
Variables: Las variables de entrada y salida son definidas por el usuario y podrán usarse de distintas maneras a lo largo del código, por el contrario las variables de flujo son aquellas que aparecen debido a las acciones ejecutadas en el flujo.
Subflujos: Power Automate nos permite crear subflujos dentro de nuestro flujo principal, esto con el objetivo de permitirnos organizar mejor nuestro flujo creando secciones principales y subsecciones.
2. Agrega acciones
Nos dirigimos a la sección de Excel y arrastramos la acción de Iniciar Excel, la cual nos permite iniciar un documento en blanco o abrir un documento seleccionando su ruta en nuestro equipo.
Podemos observar que en el apartado de Variables producidas existe una llamada ExcellInstance o Instancia de Excel, este nombre es por defecto y podemos cambiarlo. Al asignarle un nuevo nombre estaremos creando una variable de flujo. En este caso la llamaremos Clientes.
3. Obtén la información necesaria
Para poder enviarle nuestro mensaje personalizado a cada cliente debemos saber su nombre, su apellido, su puesto, organización y su correo electrónico. Esto lo logramos extrayendo la información del Excel.
Haciendo uso de la acción Leer en hoja de cálculo de Excel definiremos la primera columna y fila donde se encuentra la información en nuestra hoja de Excel, en este caso es A2, ya que A1 es el título de la tabla. Modificamos el nombre de la variable producida para que sea Nombre. Hacemos lo mismo para Apellido, Correo, Organización y Puesto, deberá verse algo como esto:
Crea un contador
Para que nuestro flujo sepa en cuando parar debemos de crear dos variables. La primera es la fila en la cual ya no existe información, lo cual se logra con la acción Obtener la primera columna/fila libre de la hoja de cálculo de Excel. La segunda es la fila en la cual nos encontramos, la cual llamaremos contador.
En Obtener la primera columna/fila libre de la hoja de cálculo de Excel cambiamos las variables de flujo producidas por ColumnaLibre y FilaLibre para guardar la columna y fila donde termina la información.
Creamos la variable de entrada Contador con la información mostrada, seleccionamos el valor predeterminado como 2 debido a que es el primer reglón que contiene la información que vamos a extraer.
Ahora debemos ajustar nuestras acciones, para que se ejecuten en secuencia, y en las acciones de Leer en hoja de cálculo de Excel debemos cambiar el valor predeterminado por la variable Contador.
5. Crea un bucle
Hasta ahora nuestro flujo lee el nombre, apellido, puesto, organización y correo electrónico de la fila 2 correspondiente a la variable Contador y la aumenta en uno al final. Si queremos que esta operación se repita un número definido de veces, debemos crear un bucle.
Para crear nuestro bucle haremos que la variable Contador se iguale a la variable FilaLibre de tal modo que el bucle se repita hasta que Contador=FilaLibre.
Personaliza tu mensaje
Ahora crearemos un subflujo con el nombre Mensaje para crear un mensaje personalizado con el nombre, apellido, organización y puesto de nuestro prospecto. Deseamos que el mensaje diga lo siguiente:
"Buen día (Nombre) (Apellido), Me comunico con ustedes por su reciente interés en nuestro Webinar “Power Automate 101”, tenemos un descuento especial para (Compañía), esperamos poder colaborar con ustedes pronto. Saludos."
En nuestro subflujo agregaremos la acción Iniciar nuevo Chrome para dirigirnos a Gmail, puedes usar el proveedor de servicio de correo electrónico que prefieras.
Ahora haremos clic en la interfaz de nuestro Gmail haciendo uso de la acción Hacer clic en el elemento de la interfaz de usuario de la ventana, seleccionamos el botón redactar presionando crtl + clic izquierdo.
Se nos abrirá la opción de redactar un correo nuevo, es aquí donde nuestras variables de entrada nos vana a ayudar. Primero seleccionamos el elemento de interfaz de usuario con el cual queremos interactuar, que en este caso es el destinatario. Haciendo uso de Enviar clic del mouse nos posicionaremos por encima de espacio donde se escribe la dirección del correo del destinatario y presionando shift + ctrl haremos clic sobre el espacio. Esto guardará las coordenadas de la opción Mover mouse.
De modo similar haremos uso de Enviar teclas para escribir nuestra variable Correo en dicho campo.
Esto escribirá la dirección de correo electrónico en dicho campo, es importante el escribir las variables respetando las mayúsculas y encerrándolas entre porcentajes. Haremos lo mismo para el asunto pero escribiendo:
"Hola %Nombre% - Aprovecha descuento del 20% en Webinar"
Haciendo uso de Enviar teclas quedaría de la siguiente manera:
Ahora repetiremos el proceso para el cuerpo del correo pero escribiendo el mensaje definido al inicio de la sección.
Por último debe de enviar el mensaje, por lo que hace clic en el botón de enviar.
Nuestro subflujo se ve de la siguiente manera:
Agrega esperas
Algunos sistemas pueden presentar retrasos dependiendo de la capacidad del equipo o nuestra conexión a internet, es por eso que debemos hacer uso de la acción Esperar para retrasar la ejecución de nuestro flujo unos segundos y esperar a que los elementos carguen, esto evita errores en la posición de los clics.
Es recomendable agregar de 1 a dos segundos antes y después de cada ejecución de elemento de interfaz de usuario.
8. Agrega tu subflujo al flujo principal
Este paso es muy sencillo, volvemos al main de nuestro flujo y agregamos la acción Ejecutar subflujo.
9. Corre tu flujo
¡Listo! Ya puedes correr tu flujo y ver como se envían los correos de n cantidad de prospectos. Puedes hacer uso de Región para agrupar regiones de tu flujo, facilitando su navegación.
Conclusión
Power Automate es una herramienta de Microsoft que permite automatizar procesos y tareas repetitivas entre diferentes aplicaciones y servicios, sin necesidad de escribir código. Puedes usar Power Automate para automatizar procesos como listas de distribución por correo siguiendo los pasos cubiertos:
Crea tu flujo en Power Automate
Agrega acciones
Obtén información necesaria
Crea un contador
Crea un bucle
Personaliza tu mensaje
Agrega esperas
Agrega tu subflujo al flujo principal
Corre tu flujo
Felicidades, has aprendido cómo automatizar tus emails con Power Automate
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